Guide complet des exigences documentaires pour la tenue de la comptabilité et la préparation des rapports financiers. Check-lists, modèles et recommandations.
Principales catégories de documents
📑 Constitutifs
Statuts, protocole, certificats d'enregistrement, licences.
📝 Contractuels
Contrats avec les contreparties, avenants, spécifications.
💳 Paiements
Relevés bancaires, ordres de paiement, justificatifs de caisse.
📊 Primaires
Actes, bons de livraison, factures, tickets de caisse.
Documents constitutifs
Version à jour enregistrée auprès de l'autorité d'enregistrement. Tous les changements et annexes.
Certificat d'enregistrement de la personne morale, certificat d'immatriculation fiscale.
PV d'assemblées générales, décisions de l'associé unique, ordres de nomination du dirigeant.
Si l'activité est soumise à licence — copies de toutes les licences en vigueur.
Documentation contractuelle
-
Contrat principal
Exemplaire signé par les deux parties, avec cachets si utilisés.
-
Annexes au contrat
Spécifications, devis, cahiers des charges, calendriers d'exécution.
-
Avenants
Toute modification des conditions doit être formalisée par écrit.
-
Actes de rapprochement
Rapprochements périodiques des règlements avec les contreparties.
Documents primaires
💡 Mentions obligatoires
- Intitulé du document
- Date d'établissement
- Nom de l'organisation
- Contenu de l'opération
- Mesures de l'opération (quantité, montant)
- Fonctions et signatures des responsables
Documents bancaires
- Relevés bancaires pour chaque jour ouvré
- Ordres de paiement et avis d'exécution de la banque
- Ordres d'encaissement et exigences de paiement
- Documents sur les opérations en espèces (le cas échéant)
- Contrats de service bancaire
- Certificats de solde délivrés par la banque
Formats de remise des documents
Copies électroniques
- PDF avec signatures
- Scans en couleur
- Résolution 300 dpi
- Texte lisible
Documents EDI
- XML + signature électronique
- Force juridique
- Traitement rapide
- Saisie automatique
Originaux papier
- Copies certifiées
- Livraison par coursier
- Traitement plus long
- Retour des originaux
Délais de remise
Relevés bancaires, documents de caisse, avances.
Contrats, documents primaires de ventes et d'achats.
Actes de rapprochement, inventaires, documents RH.
Erreurs fréquentes
❌ À éviter
- Absence de signatures ou de cachets
- Corrections sans formalisation adéquate
- Dates manquantes sur les documents/opérations
- Absence de mentions obligatoires
- Fourniture de copies illisibles
- Retards de remise des documents
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